A ferramenta de gestão de projetos de obras públicas fundamentada em dashboards da Secretaria de Sistemas Penal e Socioeducativo (SSPS), usada especialmente pelo Departamento de Engenharia e Arquitetura Penal e Socioeducativa (Deaps), foi tema, na noite de quinta-feira (21), de um dos encontros do South Summit Brasil 2024, evento correalizado pelo governo do Rio Grande do Sul.

Implantado há três meses, o painel de dados para monitoramento dos projetos trata-se de um esforço governamental pela qualificação do sistema prisional. Com objetivo de melhorar a percepção sobre as informações que compreendem, na sua maioria, os projetos de manutenção e conservação dos estabelecimentos prisionais, o Deaps passou a utilizar, com apoio da Assessoria Técnica (Asstec) da SSPS, o Power BI, um facilitador para o gerenciamento de dados.

Até então, a coordenação e a visualização de informações eram realizadas por meio de planilhas de Excel o que, por muitas vezes, gerava a duplicidade de processos e dificultava a classificação das prioridades das demandas. “A equipe da Secretaria saiu de um cenário de incontáveis planilhas para um painel interativo e dinâmico que permite a leitura das informações de forma mais precisa”, explica o secretário de Sistemas Penal e Socioeducativo, Luiz Henrique Viana.

Além disso, o painel permite a otimização dos recursos para a ampliação, reestruturação e manutenção corretiva e preventiva das unidades prisionais onde os apenados cumprem as penas e os servidores executam o trabalho. Desta forma, a tecnologia como ferramenta de gestão e análise dessas demandas em tempo real é uma forma de viabilizar uma maior eficiência da utilização dos recursos do Estado.

Segundo o secretário adjunto, Cesar Kurtz, o Deaps trata, atualmente, mais de 800 demandas simultaneamente, o que demonstra a necessidade e importância em possuir um sistema que reúna todas as informações em um mesmo local. “A Secretaria deixou de acompanhar processos e passou a acompanhar projetos, o que vem contribuindo para o aumento da eficiência, comunicação eficaz e otimização das demandas”, concluiu.

A apresentação do painel teve também a participação da agente penitenciária administrativa Priscilla Roncatto, e da analista de Planejamento, Orçamento e Gestão/SPGG, setorial na SSPS, Lauren Xerxenevsky.

Por dentro do sistema

O dashboard é composto por três paineis: o Painel de Monitoramento de Processos Administrativos, idealizado para disponibilizar a quantidade de processos que chegam diariamente ao Departamento com demandas de manutenção predial; o Painel de Gestão de Projetos, desenvolvido com objetivo de visualizar com simplicidade a operação das tarefas. Nele é possível identificar o nível de complexidade dos projetos de forma rápida; e o Painel de Entregas, que visualiza os custos e onde o gestor pode identificar o investimento necessário por regiões ou estabelecimentos.

Esse conjunto auxilia no acompanhamento e gestão de trabalhos das equipes de engenharia e arquitetura, permitindo ajustar o cronograma de execução das obras de acordo com a disponibilidade de técnicos. Além disso, também ajuda a identificar os pontos fracos, estabelecer estratégias para tornar eficientes as decisões relativas às demandas de construção, reforma, conservação e manutenção dos estabelecimentos prisionais (sendo hoje mais de 150 unidades) e construção das unidades de socioeducação.

“O papel do dashboard é simplificar a forma de visualizar a quantidade excessiva de dados que uma planilha comum pode ter. Muitas vezes essa planilha pode ser mais qualitativa do que quantitativa e é nesse momento que o painel auxilia na visibilidade das informações, tomada de decisão, análise e otimização da gestão de equipes e dos recursos públicos”, detalhou Priscilla.

Transversalidade

Nos últimos anos, o governo do Estado tem avançado sistematicamente na governança de dados e na qualificação da gestão de informações do Estado do Rio Grande do Sul. Com a criação recente da Subsecretaria de Governança e Estratégia de TIC e Digital na Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), este movimento foi fortalecido. A SPGG tem uma profissional setorial que atua dentro da SSPS, dando o suporte necessário nos processos de gerenciamento de dados, em um trabalho transversal entre as equipes do Estado.

“A qualidade de dados na gestão pública é uma base essencial para o funcionamento eficaz do governo, permitindo com que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e transparente e de acordo com os interesses e necessidades da sociedade”, explica Lauren.

Texto: Jéssica Britto/ Ascom SSPS